Vantagens do controle de tempo e controle de despesas on-line

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Seja você um consultor independente, contratado, uma empresa de consultoria ou uma pequena empresa que fatura seus clientes com base em tempo e despesas, ter um processo efetivo para rastrear todas as suas horas faturáveis ​​e despesas do cliente é um requisito necessário.

No entanto, o rastreamento manual provou-se terrivelmente ineficiente: é demorado, tedioso e propenso a erros – tudo isso geralmente contribui apenas para, em vez de minimizar, os imprevisíveis atrasos e custos adicionais.

O rastreamento automático é a única solução para impedir o vazamento de receita. Por ter um tempo eficiente e sistema de faturamento, você fará menos trabalho gerenciando tempo e despesas e, consequentemente, liberará seus valiosos recursos para um trabalho mais produtivo que realmente aumentará sua lucratividade.

Os benefícios do rastreamento automatizado de tempo on-line sobre o uso de planilhas de horas do Excel ou do Word são óbvios; Em outras palavras, o uso de software de rastreamento de tempo baseado na web significa: não há mais desperdício de tempo e nem mais drenagem desnecessária dos recursos da sua empresa na planilha de horas e manutenção de registros de despesas e geração de faturas hora certa oficial.

O software de controle de tempo on-line economiza seu tempo. Ele também pode mostrar claramente onde você ou seus funcionários estão gastando tempo. Quando você sabe como o tempo está sendo gasto, você pode alocar o tempo de forma mais eficiente. A saída de cada empregado agora é mensurável em termos não incertos – isso pode ajudar a determinar a produtividade de um funcionário.

Saber quanto tempo uma determinada tarefa leva pode tornar suas estimativas futuras de projetos mais precisas. Com a ajuda de um quadro de horários on-line, você pode ver o que é feito, quanto tempo demorou e o que ainda precisa ser feito – tudo de relance. Você sempre saberá qual funcionário está trabalhando em qual projeto – isso é indispensável, especialmente ao empregar funcionários remotos.

O uso de software baseado na web elimina erros da reinserção de dados. Você pode usá-lo para avaliar os compromissos do cliente e, assim, calcular a lucratividade do projeto. Além disso, o acompanhamento diligente do tempo pode ajudar você a reconhecer a sazonalidade e prever tendências em determinados tipos de negócios.

Quando você usa o sistema de fácil utilização, registrar as horas do seu funcionário ou do contratado é tão simples quanto efetuar o login e inserir os dados necessários em um quadro de horários on-line. Como o software é baseado na web, você pode acessá-lo de qualquer lugar a qualquer momento. Tudo que você precisa é uma conexão com a Internet e um navegador.

Assim como o rastreamento do tempo on-line mostra claramente onde seu tempo é gasto, o acompanhamento de despesas on-line mostrará exatamente onde seu dinheiro está sendo gasto. Novamente, oferece muitas vantagens sobre a documentação baseada em Word / Excel, onde as despesas são perdidas durante o faturamento ou incorretamente ou erroneamente registradas.

Com o software de controle de despesas on-line, todas as despesas comerciais são registradas, rastreadas e armazenadas em um único local. Ele permite que você capture com precisão todos os tipos de despesas – os recibos podem ser digitalizados e carregados, as cobranças do cartão de crédito importadas e todos os tipos de pagamentos em dinheiro adicionados. Você pode classificar esses itens por um funcionário, por um projeto, categoria ou por um período de tempo.

Isso permite que você, por exemplo, descubra quanto dinheiro é gasto em categorias específicas, e isso pode ajudá-lo a identificar um abusador potencial ao determinar outliers. O software de acompanhamento de despesas pode ser configurado para bloquear itens que não sejam despesas comerciais válidas ou para definir limites para alguns tipos de despesas.

O rastreamento de despesas on-line pode rastrear despesas para cada projeto, cliente ou divisão de uma empresa separadamente. Isso permite que você fature clientes e reembolse funcionários, monitore custos, gere relatórios e planeje orçamentos e, consequentemente, sempre tome decisões de gastos informadas.

Usando o software, você saberá onde o dinheiro está chegando e para onde está indo. Você poderá avaliar no local se ainda estiver dentro do orçamento para um determinado projeto ou para o ano fiscal.

Também oferece proteção de auditoria, pois o software auxilia na manutenção de registros compatíveis com impostos. Todos esses registros são armazenados com segurança online e disponíveis a qualquer momento que você precisar deles.

Um sistema on-line de controle de tempo e despesas é um investimento garantido para manter o escopo e o orçamento do seu projeto sob controle, permitindo que você fature os clientes de maneira oportuna e precisa. Simplificando, o sistema de rastreamento automático aumenta a produtividade e aumenta a economia e o fluxo de caixa. Se você ainda estiver usando a planilha de horas manual e o rastreador de despesas, comece a avaliar seriamente o software on-line de controle de tempo e despesas.

Arpan Biswas é executivo de marketing de produtos da AccountSight Software. Ele é responsável pelas atividades de marketing da AccountSight, um produto de software de gerenciamento de faturamento e rastreamento de tempo, projetado e desenvolvido pela AccountSight Software.

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